職場心得

[職場心得]如何準備及場控一場高品質會議

如果產品經理隸屬的是敏捷開發團隊,很可能每天會先以站立會議(Stand up meeting)為一天會議之開始。

我自己的狀況是平均每天會有 2 – 3 場會議,除了站立會議是例會形式,會佔據 10 – 15 分鐘,其他會議多數落在 30 – 60 分鐘,大型會議 60 – 180 分鐘(1-3 小時)。以下會說明因應不同會議目標、與會人員,會前需要做哪些準備,以及會議上的產品經理角色要如何主持、場控。


確認會議目標

一個會議的誕生源自有問題需要被解決,釐清會議目標並確認參與人員為首要課題。

以前在做行銷的時候,我發現參與的會議很容易流於沒有一個結論,會議即結束,反而後續又需要透過大量訊息來回或信件溝通,導致會議很沒有效率與效益。但我改做產品開發後,發現會議進行的方式都比我過去經歷的好很多,像是站立會議的效率、或是礙於產品開發的時程壓力,一定要在一定的期限內有所產出,因此產品的會議往往會推進產品功能開發。

因此會議目標,我認為無論是 PM 自身、或是這個會議是經由主管、上層指示的,都需要先確認目標是什麼?

例如:

新功能開發討論

目標:說明說明功能項目,讓產品團隊評估時程,最終會產出一份大家都有共識的時程表並朝此開發

WIP 會議(Work In Progress Meeting)

目標:每週與跨部門主管說明、溝通產品開發進度,讓各部門瞭解產品進程,在推廣產品或是內部溝通時會是一致的認知。


發放會議通知

我個人每次發放會議通知(我都會簡稱會通)都會開啟強迫症模式。以我們公司為例,是用 Google 行事曆(Google Calendar)進行通知,一部分也是因為我們是 Google Workspace 的組織用戶,因此很習慣都是將同事們的公司 gmail 直接列為收件人直接加入,但遇到外部人員(像是客戶、合作夥伴),也就是非 gmail 的用戶,就要特別謹慎留意。

也要注意一個員工是否會有 2 組(或以上)常用的 E-mail,這種情況特別用在高層主管,我的習慣是會直接請教主管寄信時要寄給他/她幾組 E-mail ? 並且也要落實未來寄信時都要放入 cc loop 中。不要小看這件事,有一次我就有被主管在某個場合突然被提起稱讚這件事,他說我是唯一一個會去注意每次寄信都要寄給他各信箱的人。(笑)

再來是我習慣提供議程,讓與會者有所準備,瞭解這場會議要討論、或是要宣達哪些項目;我參與的會議也經常是需要請與會者也先準備資料或做功課,務必都要在發放會議通知的信件中就要先行告知。

當信件發出後,也記得可以在群組中,透過訊息再次提醒,可以先以「稍早剛發出OOO會通信件,再請各位留意」,並在訊息中先直接預告這個會議的主題、做法等。


會議現場準備

如果可以,請一定要當這個會議最早到的人,提早抵達會議室確認環境跟設備,即使是熟悉到不行的會議室,每一次都還是要謹慎看待。我自己也遇過 2 個會議時間銜接的很近,可能會沒辦法先到會議室場佈的狀況,此時要先在群組通知個人狀況,可能要請與會者配合延遲晚幾分鐘(明確列出)再進會議室、或是有同事可以代為幫忙先行設定等,還是要提前交代狀況,而非讓與會者進入會議室但不曉得發生什麼事、或是沒看到會議主持人。

提前場佈的項目如:確認要連接的裝置,我最常遇到的是 HDMI 切換筆電或桌上型電腦的問題,可能每次連接時不是那麼順利、或是 Apple Mac 電腦會有投影要輸入 AirPlay 等問題。


會議開始

我常覺得一場會議是否可以如期順利結束,開場很重要。

由誰開場?可能多數都是由產品經理開場,但特定的會議如果有需要主管做為前言開場,建議可以先事前溝通確認一下。在開場時,我會先感謝大家撥冗參與這場會議,這邊的語氣以輕鬆但又真摯的論述,希望讓與會者可以不要太過緊張、卻又有心理準備會議即將開始,要聚精會神會神地聽。

接著會簡單提一下會議主軸,考量可能有的人並沒有細看會議通知信提到的議程,可以再次 Recap 一次。


會議進行中

我以產品開發 Sprint Meeting 為示範,這場會議的目的是讓團隊達成開發項目及時程有所共識,參與人員包含:產品經理、前端工程師、後端工程師、UI 設計師及技術與產品主管。

首先會先開啟簡報,按照簡報脈絡依序順著講完,同時會搭配時程表 (Product Roadmap)對照著看,會由大至小說明。例如:

1. 2022 年第一季,共計要開發的產品有 2 項:A 產品分為 4 個 Sprint,要新增 2 個功能、B 產品分為 6 個 Sprint,要優化 4 個功能。

2. 針對 A 產品的 4 個 Sprint,各階段的開發時間分別為何?從功能規劃到上正式站,都會在這階段做說明及進行討論。

通常我會習慣講到一個段落就會先暫停,詢問團隊到這個階段有沒有要提問的?我喜歡即刻就進入討論,應該也是希望有符合敏捷的精神,有問題儘速解決,能夠快一點推進到下一階段。另外,也要適時觀察聽眾的表情,很多時候心存疑問都會顯露在表情中,但有些人不好意思立刻提問,此時可以適時的引導讓他們勇於發言。

另外我認為場控的重點是,很多時候會議會不小心流於聊起別的話題、開始發散了,這時主持人需要讓討論拉回主題,我同意在一場會議不用全程非常嚴肅進行,可以適時的保有趣味性,也能讓與會者覺得會議不會太過於嚴肅。


會議結束

會議快要進入尾聲時,就是最開心的時刻。我最喜歡開玩笑的話是:離開這個會議室就算是各位畫押了喔!雖說是玩笑性質居多,但這句話代表的意涵的確是會議的目的是聚焦彼此的共識- On the same page

整理會議紀錄在當天寄出給與會人員,記載當天會議所談論的內容,以免後續有認知上的誤解?或是歷經時間久了之後會忘記細節,確保各方意見能被完整妥善的紀錄著。


提供以上我個人在主持及參與會議時的一些見解,我認為會議是離開後一定要有「結論」,否則會議時間長且又沒結論,很容易讓相關的會議流於形式,而沒有解決根本的問題。

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