- Trello 平台介紹
- 免費使用及 Power-Up 功能
- 用戶數多，若要共享資訊容易對接
- 功能單純，使用門檻低
- Single sign-on (SSO) 功能不好用
- 更好的使用拖曳功能
- 付費方案涵蓋進階功能
Trello 是一個免費註冊即可使用的 SaaS 服務，以方便好用的專案管理工具著名，當然，在他們的官方範本中，也可以在像是食譜集、旅遊安排規劃等，而這些其實也都能視為是一種生活中的專案。
我個人在工作日時每天都會使用 Trello，且我會分成：公司帳號開一個為工作用的；私人帳號開一個是紀錄我每天的及接下來的工作安排。在 Trello 中的層級關係是：工作區 > 看板 > 列表 > 卡片。套用實際情境舉例：工作區【我的部門：研發部 A 組】> 看板【正在進行的一個專案：Plan Star】> 列表【依照每週時間進行編制】> 卡片【每一個任務項目的名稱以及是由哪位成員負責】。
先說說 Trello 的優缺點：
| 優點 | 缺點 |
| 免費使用，很適合多人協作 | 1 個工作區只能開 10 個看板 |
| 系統穩定性高，小功能及外掛工具更新多 | Single sign-on (SSO) 功能不好用 |
| 用戶數多，若要共享資訊容易對接 | 當列表數量多時，拖曳功能可能不好用 |
| 功能單純，使用門檻低 | 共同協作的進階功能則需要付費使用 |
以下我會針對這些優缺點進行分享，先瞭解截至 2022 年 1 月的付費方案如下：
免費使用，很適合多人協作 + 系統穩定性高，小功能及外掛工具更新多
大約兩年前，因公司帳號需要邀請其他同事加入成為共享工作區的成員，因此 Trello 有讓我升級成為類似金級會員，但這個頭銜已經拿掉了，當時升級的情況是免費會員有限額的才能使用小工具，稱為 “ Power-Up ” ，現在全部改採上方的新方案制度，免費會員可以大幅使用。在官方網站中有提到若使用 Power-Up 功能的話則可以大幅增強工作流程（應是工作效率的意思）。我自己把這個功能視為是鑲嵌在 Trello 內的外掛工具，我很喜歡用的一個功能是：卡片自動淡化，可以參考下圖 3 及圖 4，順便分享如何新增這個 Power-Up 功能與我的看板區連結之示範。
總結以上，在這個看板中的協作成員都可以看到這個功能，但我認為專案管理困難的點是產品經理如何發號施令，讓每個成員都動起來，「主動追蹤」每個看板、卡片的動向，端看每一個團隊的配合模式。以我和我的團隊而言，通常都是由我先把看板中的列表及卡片列好、並指派這個卡片是由誰負責，再利用站立會議時提醒最新進度。
以下圖 5 為例，每一個列表代表週（Weekly），將每一個 Ticket 需求拆成各張卡片，如可以看到列表【07/01-07/02】為 1.0.5 版本，在這一週由於工作日時間短，主要的目標是準備更版上線，且有一個卡片是［N001］視覺-OOO(Link)，顯示在這個卡片需要請視覺設計師確定某一個畫面；而下一週【07/01-07/02】為 1.0.6 版本，預計的卡片分別有 4 個，負責的成員需要確認各自任務。
用戶數多，若要共享資訊容易對接
據我身邊的友人們，即使不是產品經理，多數人也都聽過 Trello，之前也有教學過媒體企劃的同事運用 Trello 進行團隊成員的專案進度追蹤。Trello 公司自 2017 被 Atlassian 收購，有更多的資金和資源拓展用戶數。
而我特別提到這是一個優點在於，當越多人瞭解並使用 Trello，就像台灣人幾乎每個人都會使用 LINE 作為主要通訊軟體，這時如果和對方說我要用 LINE 傳訊息給你，換成我分享 Trello 連結給你，對方也可以很快的瞭解 Trello 是什麼。特別在數位產品服務領域，基本上運用 Trello 進行共享資訊是沒問題的。
功能單純，使用門檻低
製作產品最怕一個產品功能太多，起初上手會令使用者感到害怕操作：會不會很難？按了這邊會發生什麼事情？諸如此類。但我認為 Trello 很明確的就是一個專案管理工具，即使拿來做別的應用，也還是環繞在它是本質都可以視為是「專案」。
而官方也有提供不同的範本，如下圖 6。當你還沒有什麼想法時，也可以直接套用官方先整理好的範本先試試看。
接下來我要開始描述一些我認為 Trello 的缺點項目，如果可以改善使用者體驗的話相信會更棒。唯獨第一點「1 個工作區只能開 10 個看板」，這個就是方案設計的門檻巧思，老實說我覺得 10 個看板還算綽綽有餘，如果不想要付費使用的話，建議那就把最舊且現在也沒在使用的那個看板刪除吧！
Single sign-on (SSO) 功能不好用
關於這點，我有和我的工作團隊討論過，我同時研究了各大電商平台、訂房網站、訂票券平台網站，滿多同事回饋都是覺得 Trello 的登入介面不太好用。
以下圖 7 為例，我已經使用 Trello 母公司 Atlassian 註冊過帳號，而在這個畫面上我必須先將我的 E-mail 填入第一格輸入框「輸入電子郵件」，而輸入後則會進入圖 8 的畫面，下方的按鈕會變成「使用 Google 繼續登入」其他渠道依此類推。
而我示範如果照這個畫面的步驟接著輸入密碼，則會跳錯誤訊息，顯示：電子郵件地址和/或密碼不正確。如果您最近將 Trello 帳戶移轉到 Atlassian 帳戶，則需要使用您的 Atlassian 帳戶密碼。您也可以取得登入說明。
實際上，由於先前初始我是用 Google 帳號註冊的，因此 Atlassian 應該認定我這個用戶的帳號是透過 Single sign-on (SSO) 的方式註冊，且綁定後續需要透過 Google 帳號繼續登入。因此在登入的流程中，我不應該直接輸入密碼，而是要選擇下方的按鈕的「使用 Google 繼續登入」。
終於，成功登入 Trello 了（揮汗）
當列表數量多時，拖曳功能可能不好用
以下圖 12 為例，假設我要將列表【07/19-07/23】2.1.2 移動到別的位置，移動列表只要點擊列表按著就能進行拖曳，而原本的位置則會顯示黑色遮罩的樣子。但假設這個看板中有 100 個列表，希望將這個【07/19-07/23】移動到第 99 的位置上，實際上就要往右一直移動，並且注意已經經過了幾個列表了，這種做法比較麻煩。
但有一種更快的做法是點擊列表右上角的「···」中的「移動列表」，就能指定要移動到哪個看板中的哪個位置。因此就不需要一直點按著列表並移動了，試試看這種做法吧！
共同協作的進階功能則需要付費使用
使用者付費！Trello 基本版的功能已經非常好用，在此特別提到的是 Fancy 的功能，呼應前面提到的 Power-Up，你可能同時會希望將 Slack, Google Drive 等工具型服務能夠與 Trello 串連，這些都可以滿足。
但如果使用 Trello 的頻率及使用量逐漸變大，會發現有一些功能是被 Trello 鎖住的，例如「自訂欄位」的功能，在免費版不能在卡片中使用下拉選單或將特定成員指派任務的截止日期等。
總結以上，Trello 是非常推薦的專案管理工具，如果你還沒使用過的話，現在就立刻註冊體驗看看吧！而這篇文章在後續若有重大功能更新時我們也會同步更新內容，並持續分享我的使用經驗。感謝大家的收看：）